La règle en clair
Le délai de cinq jours ouvrables n’est pas une politesse : il est fait pour préparer. Il court à compter de la présentation de la lettre recommandée ou de sa remise en main propre.
L’objet de la convocation doit être indiqué : c’est la première chose à lire, car il détermine ce dont l’entretien va traiter et donc ce qu’il faut préparer.
L’employeur doit indiquer les motifs et recueillir les explications : l’entretien n’est pas une notification. Le rôle de l’assistant est de rendre cette obligation effective.
La décision, si elle est prise, doit être motivée par écrit et ne peut partir moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien : il reste donc un temps utile après la séance.
En matière disciplinaire, l’avertissement et les sanctions de même nature sans incidence sur la présence, la fonction, la carrière ou la rémunération échappent à l’obligation de convocation : vérifier la sanction envisagée avant de raisonner sur la procédure.
La démarche
- Lis la lettre de convocation avec le salarié : objet, date, mode d’envoi, mention de la possibilité d’être assisté.
- Compte les cinq jours ouvrables depuis la présentation ou la remise de la lettre : si le délai n’est pas respecté, écris-le avant l’entretien.
- Reconstitue la chronologie des faits avec le salarié et rassemble les écrits utiles : courriels, plannings, attestations, échanges antérieurs.
- Prépare les questions à poser à l’employeur pour qu’il indique précisément les motifs, et note ses réponses pendant la séance.
- Après l’entretien, rédige un compte rendu daté et signé par le salarié : il fait la trace de ce qui a été dit, dans les jours qui précèdent une éventuelle notification.
Textes et vigilance
Ces règles sont celles de l’entretien préalable au licenciement et de l’entretien disciplinaire du code du travail. Une convention collective peut ajouter des garanties — délai plus long, assistance élargie, consultation d’une commission — et il faut la lire avant de raisonner sur la seule loi.
- Les délais propres aux procédures disciplinaires conventionnelles et aux statuts particuliers ne sont pas lus pour cette fiche.
- Le sort de l’entretien lorsque le salarié ne s’y présente pas est traité par une autre fiche.
- Le contenu exigible de la motivation de la lettre de licenciement relève d’autres articles et de la jurisprudence, non reliés ici.
Un texte ou une décision à examiner ? Signale-nous sa référence.
- Combien de temps sépare la convocation de l’entretien préalable ? — L’entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la convocation.
- Que doit faire l’employeur pendant l’entretien préalable ? — Indiquer les motifs de la décision envisagée et recueillir les explications du salarié.
- Faut-il un entretien avant un avertissement ? — Non : la convocation n’est pas exigée si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature sans incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération.
- 30 septembre 2026 · v1 · creation · Rédigée sur lecture des textes officiels reliés.